Museu Virtual de Instrumentos Musicais | Normas para o catálogo

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As coleções dos museus reúnem objetos selecionados para serem lembrados pelas futuras gerações. Mas, para que efetivamente isso aconteça é fundamental que as coleções estejam bem organizadas e registradas.

Para catalogar informações sobre cada instrumento musical no Museu Virtual de Instrumentos Musicais desenvolvemos uma série de normas, com base nas normas de inventário definidas para o Museu de Música de Lisboa. [1]

As informações sobre os instrumentos foram pesquisadas em diversas fontes – dicionários especializados, catálogos antigos do Museu Instrumental Delgado de Carvalho e livros sobre a linguagem musical – e reunidas em fichas catalográficas.

Essas fichas contém campos agrupados nesse documento nas seguintes seções: identificação e dados gerais de cada instrumento; informações sobre a procedência; descrição detalhada do item; observações e contextualização sobre o instrumento em geral; dados específicos do exemplar tais como a data de fabricação, autoria, local de fabricação, material; dados sobre restauração; notas gerais; registros audiovisuais; referências bibliográficas.

Identificação / Dados Gerais

Nome do instrumento
Denominação genérica e corrente pelo qual o instrumento é conhecido

Nomes adicionais
Outras designações para o instrumento encontradas em diferentes fontes. Devem-se a indicação das fontes.

Categoria
Categorias relacionadas ao Sistema de Hornbostel & Sachs. [2]
Ex: Idiofones, Membranofones, Cordofones, Aerofones

Classificação
Classificação do instrumento segundo o Sistema de Hornbostel & Sachs.

Localização física
Local onde está acondicionado o instrumento, incluindo a sigla, a disposição e a numeração no museu proprietário.
Ex:
MIDC/EM/UFRJ
Cordofones
321.3 [classificação H&S]
I15 [registro local – número seqüencial do instrumento]
Prat. 11 [prateleira]

Código de inventário:
Número seqüencial no Museu Virtual de Instrumentos Musicais. Cada item do museu recebe uma etiqueta de papel alcalino, com esse código, aplicada com um cordão de algodão.
Ex: MIVI001

Elementos de conjunto:
São elementos de conjunto aqueles acessórios que acompanham ou fazem parte de um instrumento musical. Esses conjuntos devem ter um mesmo número de inventário seguido de um código numérico que distinga cada parte integrante. O código deve obedecer a altura do instrumento. Por exemplo, no caso de um conjunto de percussão a numeração deve começar do instrumento mais agudo para o mais grave.
Ex. de conjuntos: Bateria, conjunto de instrumentos de percussão, caixa da flauta e flauta, acessórios de um trompete.

Exemplo de numeração para um conjunto de duas peças
MIDC001-1/2
MIDC001-2/2

Número do sistema:
Número constante na base de dados do museu proprietário.
Ex: 750352

Procedência

Informa a forma de aquisição do item pelo museu proprietário.
Ex: Doação de João Baptista da Motta e Rodolfo Bernardelli

Descrição:

Descrição do instrumento feita sempre a partir do geral para o particular de forma simples e concreta, incluindo traços de sua constituição física, acessórios, elementos decorativos, elementos técnicos.

Observações/para saber mais:

Contextualização e curiosidades sobre o instrumento.

Dados do exemplar

Data
Indica a data de fabricação do instrumento.

Quando não for possível definir precisamente a data devem-se usar as seguintes regras:

Para aproximações usar a abreviação para ‘cerca de’. Ex: c. 1877
Para datação dos séculos:
Quando não for possível estabelecer uma data usar a expressão ‘não determinada’.

Fabricante / Autor
Indica o nome do artesão, luthier, construtor e/ou fabricante. Quando não for possível identificar o autor deve-se usar a expressão ‘não identificado’.

As principais fontes usadas para definir o campo da autoria de um instrumento musical ou de sua atribuição são: assinatura, catálogos anteriores, inscrição, marca.

Local de fabricação
Local – país, cidade ou localidade – onde foi construído o instrumento.

As principais fontes usadas nesse campo para a atribuição do local de fabricação são: assinatura, catálogos anteriores, inscrição, marca.

Material
Deve-se indicar o(s) tipo(s) de material utilizado(s) na fabricação e na decoração do instrumento.

Dimensões
A medição dos instrumentos musicais obedece a padrões definidos internacionalmente.

Unidade de peso: gramas (g)
Unidade de medida: centímetro (cm)

C=Comprimento máximo ou total excluindo partes móveis no topo (palhetas, bocais, tudéis) e na base (botões, espigões de violoncelo). Quando o instrumento é trapezoidal como os saltérios tomam-se duas medidas: C1=lado maior e C2=lado menor paralelo.
L=Largura máxima. Quando o instrumento é trapezoidal tomam-se duas medidas: L1=lado maior e L2=lado menor paralelo.
A=altura máxima ou total excluindo partes móveis, pés (soco das harpas).
D = Diâmetro máximo externo, no caso de instrumentos cujo corpo de circular ou semi-circular.

Glossário:
Topo do instrumento: bocal, palheta
Base do instrumento: pavilhão, saída do tubo (mesmo na tuba)
Face anterior: a face que fica mais afastada do instrumentista
Face posterior: a que fica mais próxima
Orifícios e chaves: nomeadas a partir da base do instrumento, designando-se estas pela nota produzida sobre a fundamental quando a chave é acionada.

Estado de conservação
Informar o estado de conservação de acordo com a tabela abaixo:

Muito bom
Bom
Regular
Ruim

Deve-se levar em consideração:

Se o instrumento pode ou não ser tocado.
Se o instrumento está completo
Estado dos materiais componentes
Infestações
Se houve substituição de peças
Se houve reparos estruturais

Marcas e inscrições
Diversas marcas e inscrições identificam a origem dos instrumentos: etiquetas, placas metálicas, incisão, embutidos, monograma, data.

As marcas e inscrições podem ser posteriores à construção do instrumento e tal ocorrência deve ser devidamente notificada.

Restauração

Restauração
Indicam as intervenções feitas durante o restauro.

Uma ação importante é a elaboração de um desenho técnico por especialistas visando tanto a prevenção e recuperação do instrumento como o seu estudo científico.

Data de restauração
Data da restauração.

Restaurador
Responsável pela restauração.

Notas

Informações adicionais sobre o instrumento.

Registros áudio-visuais

Imagens do instrumento
A recomendação é fazer no mínimo três fotografias com fundo neutro e iluminação de estúdio. Podem ser feitos também filmes que mostrem os ângulos diversos do instrumento.

O padrão recomendado para as imagens é o formato jpeg, guardadas em um arquivo com o número de registro do item seguido de um número sequencial.

O padrão recomendado para o filme é o formato mpeg, que também deve ser armazenado em um arquivo com o mesmo número de registro.

É recomendável fazer imagens dos instrumentos antes e depois da restauração.

As imagens devem conter os seguintes metadados

id do documento: adotamos para cada arquivo de imagem uma nomenclatura que contempla os seguintes dados: (1) nome do museu virtual de instrumentos musicais, (2) nome do acervo, (3) categoria, (4) numero do instrumento na base de dados do mvim e o (5) número da imagem/visão. EX: mvim_midc_ae_001_001.jpg
data de criação: mês e ano
responsável pela criação:
formato do arquivo:
dimensão em pixel:
tamanho do arquivo:
sistema de iluminação:
profundidade de cor/ resolução tonal:
resolução linear: dpi ou ppi:
perfil de cor deve seguir o padrão ICC: Adobe RGB
software de captura
software de processamento

Áudio
Sempre que possível deve ser associado um áudio relacionado ao instrumento. Pode ser feito um áudio no instrumento que esteja em condições de ser tocado ou pode-se associar um áudio histórico, de um instrumento similar ou um sampler.

Vídeos
É ilustrativo incluir exemplos de vídeos dos instrumentos do acervo ou de exemplares similares.

Referências bibliográficas

Devem ser registradas as referências utilizadas para a feitura da ficha catalográfica.

Criação, atualização e validação do registro

Indicar as pessoas responsáveis e a data de criação, atualização e validação do registro.

OBSERVAÇÕES

Notação Musical
Para a notação musical o ideal é utilizar a notação por extenso com indicação numérica das oitavas.
Ex: mi3, lá4

[1] TRINDADE, Maria Helena. Normas de Inventário: Instrumentos Musicais. Instituto dos Museus e da Conservação, 2011.

[2] HORNBOSTEL, Erich M. von & SACHS, Curt Sachs. Systematik der Musikinstrumente. Ein Versuch, vol. xlvi, 1914, pp.553-590. Classification of Musical Instruments: Anthony Baines and Klaus P. Wachsmann (trad.). The Galpin Society Journal, vol. 14, Mar., 1961, pp. 3-29.

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The collections of museums gather selected objects to be remembered by future generations. However, in order for it to happen effectively it is essential that the collections are well organized and recorded.

In order to catalogue information on each musical instrument at the Virtual Museum of Musical Instruments, we have developed a set of rules, based on the inventory rules defined by the Lisbon Music Museum. [1]

The information about the instruments were researched through various sources – specialized dictionaries, ancient catalogues of the Delgado de Carvalho Instruments Museum and books about musical language – and gathered in index files.

These files contain joint fields in this document on the following sections: identification and general data of each instrument; information regarding the provenance; item’s detailed description; observations and contextualization about the instrument in general; specimen’s specific data such as the manufacture date, authorship, place of manufacture; data about restoration; general notes; audiovisual records; bibliographical references.

Identification / General Data

Name of Instrument
General and current denomination by which instrument is known

Additional Names
Other designations for the instrument found in different sources. According to source indication.

Category
Categories related to the Hornbostel & Sachs System. [2]
Ex: Idiophones, Membranophones, Chordophones, Aerophones

Classification
Instrument classification according to the Hornbostel & Sachs System.

Physical Location:
Place where the instrument is stored, including the acronym, disposition and numbering at proprietor museum.
Ex:
MIDC/EM/UFRJ
Chordophones
321.3 [classification H&S]
I15 [local record – instrument’s sequential number]
Shelf 11 [shelf]

Inventory Code:
Sequential number at the Virtual Museum of Musical instruments. Each item of the museum receives a label of alkaline paper, with this code, applied with a cotton string.
Ex: MIVI001

Joint Elements:
Joint elements are those accessories that accompany or are part of a musical instrument. These sets must have the same inventory number, followed by a numeric code able to differentiate each integral part. The code must obey the instrument’s height. For example, in the case of a percussion set, numbering must start from the instrument with the sharpest pitch to the lowest.

Examples of sets: Drum kit, percussion set of instruments, flute box and flute, accessories of a trumpet.
Numbering example for a two piece set
MIDC001-1/2
MIDC001-2/2

System Number:
Number from the data base of the proprietor museum.
Ex: 750352

Provenance

Informs the means of acquisition of the item by the proprietor museum.
Ex: Donation from João Baptista da Motta and Rodolfo Bernardelli

Description:

Instrument’s description always from general to particular, in a simple and concrete way, including traces of its physical constitution, decorative and technical elements.

Observations/to learn more:

Contextualization and curiosities about the instrument.

Specimen’s data

Date
Indicates the instrument’s manufacturing date.

When it’s not possible to set an accurate date, the following rules shall be used:

For approximations, use the abbreviation for ‘circa’. Ex: c. 1877
For Centuries dating:
When it’s not possible to determine a date, use the expression ‘undetermined’.

Manufacturer / Author
Indicates the name of the artisan, luthier, builder and/or manufacturer. When it’s not possible to identify the author, the expression ‘unidentified’ must be used.
The main sources used to define the Field of authorship of a musical instrument or its attribution are: signature, previous catalogues, inscription, mark.

Place of manufacture
Place – country, city or locality – where the instrument was built.
The main sources used in this Field for the attribution of place of manufacture are: signature, previous catalogues, inscription, mark.

Material
The type(s) of material(s) used in the instrument’s manufacture and decoration must be defined.

Dimensions
The measurement of musical instruments obeys internationally defined patterns.

Weight unity: grams (g)
Measurement unity: centimeters (cm)

L=Maximum or total length excluding mobile parts on top (reeds, mouthpieces, staples) and base (buttons, cello’s end pins). When the instrument is trapezoidal as the dulcimers, two measures are taken: C1=largest side and C2=smallest parallel side.
W=Maximum width. When the instrument is trapezoidal two measures are taken: S1=largest side and S2=smallest parallel side.
H=Maximum or total height excluding mobile parts, feet (harp pedestals).
D=Maximum external diameter, in cases of instruments with circular or semi-circular bodies.

Glossary:
Instrument top: mouthpiece, reed
Instrument’s base: pavilion, tube’s exit (even on the tuba)
Front surface: the surface which is furthest from the player
Rear surface: the surface closest to the player
Wholes and keys: named after the instrument’s base, being designated by the note produced over the fundamental when the key is triggered.

State of Conservation
Inform the state of conservation according to the table below:

Very Good
Good
Middling
Bad

The following should be taken into account:

Whether the instrument can or cannot be played.
Whether the instrument is complete
State of component materials
Infestations
Whether there were piece substitutions
Whether there have been structural repairs

Marks and Inscriptions
Different marks and inscriptions identify the origin of instruments: label, metallic plate, incision, embedment, monogram, date.
The marks and inscriptions can be posterior to the instrument’s construction and such occurrence must be duly notified.

Restoration

Restoration
Indicates the interventions made during the restore process.
The elaboration of a technical drawing by specialists is an important action, aiming the instrument’s preservation and recovery as well as it scientific study.

Restoration Date
Date of restoration.

Restorateur
Person responsible for the restoration.

Notes

Additional information about the instrument.

Audio visual records

Images of the instrument
It is recommended to take at least three pictures with a neutral background and Studio light. Films can also be made showing different angles of the instrument.
The advised standard file for images is jpeg format, which must be saved in a file with the record number of the item, followed by a sequential number.
The advised standard file for films is mpeg format, which must also be stored in a file with the same Record number.
It is advisable to record images of the instrument before and after the restoration.

The images must contain the following metadata:

Document id: we adopt for each image file a nomenclature that contemplates the following data: (1) name of the virtual museum of musical instruments, (2) name of the collection, (3) category, (4) instrument number on the virtual museum of musical instruments database and the (5) image/vision number. EX: mvim_midc_ae_001_001.jpg
Date of creation: month and year
Person responsible for the creation:
File format:
Dimension in pixels:
File size:
Lighting system:
Color depth/ tonal resolution:
Linear resolution: dpi or ppi:
The color profile must follow the ICC pattern: Adobe RGB
Capture software
Process software

Audio
Whenever possible, from the instrument itself, in case it is under the condition of being played, or assigned from a historical audio of a similar instrument or a sampler.

Videos
It is elucidative to include examples of videos from instruments of the collection or from similar specimens.

Bibliographical References

References used for the elaboration of the index file must be recorded.

Record Creation, Updating and Validation

Indicate people responsible for the records, and the date of creation, updating and validation.

OBSERVATIONS

Musical Notation
For the musical notation the ideal is to use the notation in full, with numeric indication of octaves.
Ex: mi3, lá4/E3, A4